Gönderdiğim E-postalar Neden Spam (Gereksiz) Kutusuna Düşüyor? Çözüm Rehberi

Kurumsal e-posta kullanımında en sık karşılaşılan sorunlardan biri, gönderilen önemli maillerin alıcının "Gelen Kutusu" yerine "Gereksiz" veya "Spam" klasörüne düşmesidir. Bu durum, ticari itibar kaybına ve iletişim kopukluklarına neden olabilir.

E-postalarınızın spama düşmesinin temel nedeni, alıcı sunucunun (Gmail, Hotmail, Outlook vb.) gönderdiğiniz maili "güvensiz" veya "doğrulanmamış" olarak işaretlemesidir.

Bu rehberde, Hostider hosting hesabınızda bu sorunu kökten çözmek için kontrol etmeniz gereken adımları derledik.

1. Teknik Nedenler (DNS Kayıtları)

E-posta güvenliğinde "Kutsal Üçlü" olarak bilinen 3 kayıt vardır. Eğer bunlardan biri eksikse, Gmail veya Outlook sizi spam olarak algılar.

A. SPF (Sender Policy Framework) Kaydı

SPF, "Bu alan adı adına mail atma yetkisi şu IP adresine aittir" diyen bir kimlik kartıdır.

• Sorun: SPF kaydınız yoksa veya hatalıysa, alıcı sunucu mailin gerçekten sizden geldiğine emin olamaz.

• Çözüm: cPanel üzerinden "Email Deliverability" (E-posta Teslim Edilebilirliği) menüsüne girerek SPF kaydınızın "VALID" (Geçerli) olup olmadığını kontrol edin. Hostider sunucularında bu otomatik oluşturulur ancak manuel müdahale ettiyseniz bozulmuş olabilir.

B. DKIM (DomainKeys Identified Mail) Kaydı

DKIM, gönderdiğiniz her e-postaya dijital bir imza (mühür) ekler. Bu mühür, mailin yolda değiştirilmediğini kanıtlar.

• Sorun: İmzasız mektuplar her zaman şüphe uyandırır.

• Çözüm: Yine cPanel > Email Deliverability bölümünden DKIM kaydınızın aktif olduğundan emin olun.

C. DMARC Kaydı

DMARC, SPF veya DKIM doğrulaması başarısız olursa alıcı sunucunun ne yapması gerektiğini (Reddet, Karantinaya al veya Raporla) belirten bir kural setidir.

• Öneri: Başlangıç için basit bir DMARC kaydı eklemek güven puanınızı artırır.

Hostider Notu: Hostider panellerinde yeni açılan hesaplarda SPF ve DKIM otomatik olarak tanımlanır. Ancak alan adınızı Cloudflare gibi harici bir DNS yöneticisine bağladıysanız, bu kayıtları oraya da manuel olarak eklemeniz gerekir.

2. İçerik ve Konu Başlığı Hataları

Teknik ayarlarınız mükemmel olsa bile, yazdığınız içerik spam filtrelerine takılabilir.

• BÜYÜK HARF Kullanımı: Konu başlığının tamamını büyük harfle yazmak (Örn: "ACİL FATURA ÖDEMESİ") spam filtrelerini tetikler.

• Yasaklı Kelimeler: "Bedava", "Tıkla Kazan", "Promosyon", "Acil", "Hediye", "Risk Yok" gibi kelimeler spam puanını artırır.

• Görsel/Metin Oranı: Sadece tek bir büyük görselden oluşan ve içinde hiç yazı olmayan mailler %90 oranında spama düşer.

• Kırık Linkler: Mail içeriğinde, çalışmayan veya güvensiz (http://) sitelere giden linkler varsa mailiniz engellenir.

3. IP İtibarı ve Kara Liste (Blacklist) Durumu

Paylaşımlı hosting kullanıyorsanız, aynı sunucudaki başka bir sitenin spam yapması IP adresinin itibarını (Reputation) düşürebilir.

• Hostider Güvencesi: Hostider olarak sunucu IP'lerimizi 7/24 izliyoruz. IP itibarını korumak için giden mailleri yapay zeka destekli filtrelerden geçiriyoruz.

• Kontrol: Alan adınızın veya sunucu IP adresinizin kara listede olup olmadığını mxtoolbox.com üzerinden kontrol edebilirsiniz.

4. Yeni Domain Sendromu

Alan adınızı (Domain) yeni satın aldıysanız, internet dünyasında henüz bir itibarınız yoktur. İlk günden binlerce kişiye mail atarsanız, sunucular bunu "anormal aktivite" olarak görür ve engeller.

• Çözüm: Mail trafiğinizi zamanla artırın (Warm-up süreci).

Sorunu Tespit Etmek İçin Adım Adım Ne Yapmalıyım?

Eğer mailleriniz spama düşüyorsa, destek talebi açmadan önce şu testi yapın:

1. Mail Tester Kullanın: www.mail-tester.com sitesine gidin.

2. Size verdiği geçici mail adresine, Outlook veya Webmail'inizden her zaman attığınız tarzda bir mail atın.

3. Skoru Görün: Site size 10 üzerinden bir puan verecektir.

   • Puan 9-10: Harika. Sorun muhtemelen alıcı kişinin kendi filtreleriyle ilgilidir.

   • Puan 5-8: İyileştirme gerekiyor (Genelde içerik kaynaklı).

   • Puan 5 altı: Ciddi yapılandırma hatası (SPF/DKIM yok veya Blacklist sorunu).

Çözüm Önerisi

Eğer Mail Tester sonucunda SPF veya DKIM hatası alıyorsanız:

1. cPanel'e giriş yapın.

2. Email Deliverability (E-posta Teslim Edilebilirliği) menüsünü açın.

3. Alan adınızın yanındaki "Repair" (Onar) butonuna tıklayın.

Sorun hala devam ediyorsa, Mail Tester sonuç linkini kopyalayarak Hostider Destek Ekibi'ne bir destek talebi (ticket) oluşturun. Uzman ekibimiz sorunu detaylıca inceleyecektir.

Aynı zaman da e-posta trafiğinin çok fazla önem arz ettiği durumlarda kesinlikle kurumsal e-posta hizmeti kullanmanızı öneririz. İlgili hizmetlerin kendine göre bir spam yapılandırması ve özel relay servisleri bulunmaktadır. Bu da %99.9 oranda tüm spam gibi şikayetlerinizi çözecektir. Eğer ilgili hizmeti Hostider üzerinden almak istiyorsanız buradaki bağlantı üzerinden kurumsal e-posta hizmetlerimizi inceleyebilir ve sipariş verebilirsiniz.